1. Cyfathrebu

Sefydlwch lwybrau cyfathrebu da o fewn eich sefydliad, gyda rhanddeiliaid y prosiect a’ch tîm proffesiynol. Crëwch amgylchedd o gydweithredu cadarnhaol a gwaith tîm.

2. Amser

Byddwch yn realistig ynglŷn â’r amserlen ac edrych ar ein cyngor ar amserlenni. Gall gymryd gryn dipyn o amser – sawl mis yn aml – i gasglu cymorth, datblygu prosiect hyfyw a chodi arian cyn i’r gwaith adeiladu allu dechrau.

Sicrhewch eich bod wedi caniatáu digon o amser i gyflwyno eich cyfrifoldebau fel cleient sy’n ymgymryd â phrosiect adeiladu. Yn ystod cyfnodau allweddol mewn prosiect, gall bod yn gleient fod yn rôl llawn amser i wirfoddolwr neu aelod o staff.

3. Llywodraethu da

Edrychwch ar strwythur eich sefydliad a sicrhau ei fod wedi’i sefydlu i ymgymryd â phrosiect cyfalaf. Cymerwch gam yn ôl ac asesu sgiliau eich bwrdd llywodraethu a staff, os oes gennych rai. Bydd angen o leiaf un unigolyn o fewn eich sefydliad â’r sgiliau neu brofiad cywir o gyflenwi prosiect adeiladu. Os nad oes gennych chi un ar hyn o bryd, dewch o hyd i gyllid er mwyn cael rheolwr prosiect profiadol i’ch helpu. Chwiliwch am ymddiriedolwyr newydd sydd â phrofiad neu drefnu bod eich ymddiriedolwyr a’ch staff presennol yn cael hyfforddiant priodol er mwyn eu galluogi i ymgysylltu’n effeithiol.

Penodwch bwyllgor bach o bobl sydd â’r cymysgedd cywir o sgiliau, a arweinir gan gadeirydd medrus a phrofiadol, i arwain y prosiect ar ran eich sefydliad. Ymgynghorwch a hysbysu eich sefydliad ehangach, eich aelodau, eich rhanddeiliaid eraill a’ch cymuned, ond gofalwch nad ydych yn codi disgwyliadau nad oes modd eu gwireddu.

4. Briff eich prosiect

Dylai briff eich prosiect ddisgrifio’ch dyheadau ar gyfer eich prosiect a’r canlyniadau sydd angen i chi eu cyflawni. Mae’n ddogfen hanfodol a bydd yn cael ei defnyddio gan eich tîm proffesiynol fel sail i’ch prosiect cyfalaf. Treuliwch amser digonol yn gynnar yn natblygiad eich prosiect er mwyn sefydlu hyfywedd a chynaliadwyedd yn yr hirdymor. Bydd nodi’ch gweledigaeth a’ch gofynion ymarferol mewn manylder yn arbed amser i chi a helpu osgoi’r posibilrwydd o gamddealltwriaeth pellach yn y dyfodol.

5. Rheoli risg a datrys problemau

Gyda phob prosiect adeiladu, daw heriau a rhwystrau i’w goresgyn. Meddyliwch yn ofalus ynglŷn â’r risgiau y gallech eu hwynebu yn ystod y prosiect, eu tebygolrwydd a’u heffaith bosibl, ac edrychwch ymlaen llaw am ffyrdd o’u goresgyn. Datblygwch gofrestr risg sy’n amlygu’r prif faterion, a’i chadw wedi’i diweddaru. Byddwch yn barod i fod yn hyblyg gyda Chynllun B wrth gefn.

6. Argyfyngau

Gweithiwch gyda’ch ymgynghorydd cost i sicrhau eich bod wedi caniatáu cyllid digonol ar gyfer argyfyngau i dalu am risgiau posibl yn eich prosiect. Peidiwch â chael eich temptio i gwtogi eich cyllid argyfyngau i leihau’r holl gostau.

7. Gweinyddiaeth

Cadwch reolaeth dros waith papur, biliau a llif arian, ac ymatebwch yn gyflym i ymholiadau gan eich tîm cynllunio a chontractwr.

8. Deall rolau, cyfrifoldebau a rheolaeth eich prosiect

Penodwch un unigolyn o’ch sefydliad i ymddwyn fel prif gynrychiolydd y cleient, gan adrodd i bwyllgor eich prosiect, a sicrhau bod ganddynt y sgiliau, yr amser a’r adnoddau i ymgymryd â’r rôl hon.

Cymerwch amser i ddysgu am y ffordd y bydd eich prosiect yn cael ei ddatblygu, ei reoli a’i gyflwyno gan eich tîm proffesiynol a’r contractwyr, a phwy fydd yn gyfrifol am beth. O fewn contractau adeiladu, mae llwybrau clir wedi’u sefydlu yn aml ar gyfer rheoli a throsglwyddo cyfarwyddiadau rhwng y cleient, y tîm cynllunio a’r contractwr. Er enghraifft, mae’n bosibl y byddai angen i’r holl negeseuon gael eu cyfeirio drwy’r pensaer fel gweinyddwr y contract. Bydd rhesymau da ar gyfer y llwybrau a strwythurau rheoli hyn. Mae hyd yn oed sgwrs anffurfiol gyda’r contractwr ynglŷn â’r gwaith parhaus heb wybodaeth gweinyddwr y contract wedi arwain yn y gorffennol at broblemau lletchwith o ran camddealltwriaeth, cynnydd mewn costau ac oediadau.

9. Gwneud penderfyniadau

Ar ddechrau eich prosiect, sefydlwch strategaeth ar gyfer gwneud penderfyniadau, gyda materion llai wedi’u dirprwyo i gynrychiolydd eich cleient, a chyfarfodydd pwyllgor rheolaidd ar gyfer penderfyniadau mwy er mwyn sicrhau camau gweithredu cyflym. Byddwch yn ymarferol ac yn bragmataidd pan fydd angen gwneud penderfyniadau.

Gall oediadau wrth wneud penderfyniadau olygu oedi i raglen eich prosiect a cholli terfynau amser, ac, yn ystod eich contract adeiladu, gall oediadau arwain at gosbau ariannol. Gwnewch yn siŵr fod yr holl benderfyniadau’n cael eu cofnodi: yr hyn a benderfynwyd, pam, pryd, gan bwy a goblygiadau’r penderfyniad. Rhannwch y wybodaeth â phawb sydd angen ei gwybod. Efallai y bydd yn ymddangos fel llawer o waith, ond gall cadw cofnodion da helpu i gadw pawb ar y trywydd iawn ac osgoi nifer o broblemau posibl.

10. Aros yn gadarnhaol

Er mwyn datblygu prosiect treftadaeth lwyddiannus, mae angen gwydnwch a chryfder, ond gall y siwrnai fod yn foddhaus a bydd y canlyniadau o fudd yn yr hirdymor i chi ac i’ch cymuned.

Edrychwch ar astudiaethau achos o fewn y pecyn cymorth am enghreifftiau o brosiectau gwych sydd â chanlyniadau llwyddiannus.