1. Cynlluniwch wrth ystyried yr allbynnau a’r canlyniadau

Pan fyddwch yn dechrau unrhyw brosiect, bydd proses newid yn dechrau. Fel arfer, os ydych wedi cynllunio ymlaen llaw, bydd gennych syniad ynglŷn â’r newid rydych am ei greu a byddwch wedi ei ysgrifennu yng nghynllun y prosiect fel cyfuniad o allbynnau a chanlyniadau.

• Mae modd mesur allbynnau – dyma’r pethau y gallwch eu cyfrif.  Er enghraifft, adfer un adeilad, arddangosiadau tywys, nifer o ddigwyddiadau, cynnydd o % yn nifer yr ymwelwyr, newid o X i Y yn nemograffeg eich ymwelwyr.
• Yn aml, mae modd mesur ansawdd canlyniadau – maent yn anoddach eu cyfrif mewn modd ystrydebol, ond maent yn dystiolaeth gronnol a phwysig o effaith. Gall canlyniadau effeithio ar sefydliadau ac ar unigolion. Er enghraifft, gallai prosiect ganolbwyntio ar newid sefydliadol a dysgu yn y gweithle. Neu gallai’r newid ganolbwyntio’n allanol ar deimladau’r cyfranogwyr o fwynhad, gwell hyder, datblygu sgiliau, ymdeimlad cryfach o berthyn, cysylltiadau newydd â’r gymuned ac ati. Mae’r prosiectau gorau’n effeithio ar y ddau.

Mae bod â chyfres glir o allbynnau a chanlyniadau’n ei gwneud yn llawer haws i chi werthuso eich prosiect, gan eich bod yn gwybod am beth rydych yn ceisio darparu tystiolaeth. Peidiwch â bod yn rhy glyfar a gosod gormod!Cewch hi’n anodd darparu tystiolaeth glir a gallai wanhau effaith gadarnhaol eich gweithgaredd.

2. Penderfynwch ar y cwestiynau rydych am gael ateb iddynt a’r pethau y byddwch yn eu cyfrif

Po gynharaf y byddwch yn dechrau monitro effaith y newid a’i monitro, y mwyaf o wybodaeth a gewch erbyn y diwedd i ysgrifennu gwerthusiad effeithiol a fydd yn plesio’r cyllidwr ac yn rhoi gwybodaeth hollbwysig i’ch sefydliad ar gyfer cynllunio cam nesaf eich datblygiad.

O’r cychwyn cyntaf, crëwch gyfres o gwestiynau a fydd yn eich helpu i gael gwybod a yw eich gwaith yn cyflawni. Ystyriwch y canlyniad a meddyliwch am gwestiwn syml a fydd yn dangos a yw’n cael ei gyflawni.Byddwch yn sylwi na fydd angen llawer o gwestiynau arnoch. A sicrhewch fod y cwestiynau’n agored, er mwyn rhoi cyfle i bobl ymateb yn rhydd.

Os dywedoch fod y cyfranogwyr yn mynd i ddysgu sgiliau newydd fel rhan o’r prosiect, gallech ofyn, “Ydych chi wedi dysgu sgiliau newydd?”  Bydd hwnnw’n rhoi ateb Ydw/Nac ydw sy’n dda o ran rhifau, ond os gofynnwch, “Pa sgiliau newydd ydych chi wedi eu dysgu?”, cewch weld a oedd y sgiliau newydd yn debyg i’r rheiny a fwriadwyd, neu a gafodd unrhyw beth arall ei ddatblygu.  Dyna werthusiad ansoddol!

Defnyddiwch y cwestiynau hyn yn gyson wrth fynd ati. Po amlaf y casglwch atebion i’r un cwestiwn, y gorau fydd eich sylfaen dystiolaeth.

Ar yr un pryd, crëwch daenlen i gadw cyfrif o’r allbynnau.  Fel arfer, dyma bethau fel nifer y digwyddiadau/gweithgareddau a gynhaliwyd, nifer y mynychwyr, yr oriau gwirfoddol a gyfrannwyd, nifer yr hanesion llafar a gasglwyd, ac ati.

Os dywedoch fod y prosiect yn mynd i newid demograffeg eich ymwelwyr (oedran, ethnigrwydd, rhywedd, anabledd ac ati), bydd angen i chi wirio’r ddemograffeg honno’n rheolaidd a chadw cyfrif ohoni, fel bod modd i chi ei chymharu â’r ffigurau gwreiddiol (y meincnod).

3. Amrywiwch y ffyrdd rydych yn gofyn eich cwestiynau

Unwaith i chi benderfynu ar y dystiolaeth rydych am ei chasglu, ystyriwch y ffyrdd y gallech ei chasglu.

Rydym i gyd wedi bod i ddigwyddiadau lle bu i’r arolwg gwerthuso digroeso sbwylio ein profiad. Felly peidiwch â gorfodi pobl wrth ofyn am atebion.

• Gofynnwch dim ond y cwestiynau y mae angen eu gofyn – peidiwch â gofyn unrhyw beth amherthnasol
• Cyhyd â bod y cwestiynau’n gyson, gall y dull a ddefnyddiwch fod mor greadigol neu mor addas ag y dymunwch
• Defnyddiwch bethau sy’n addas i’r cyd-destun a’r gynulleidfa – nid arolygon (ar bapur neu ar-lein) yw’r unig ffyrdd – defnyddiwch ffilmiau, lluniau, celf, nodiadau Post-it, gemau, cymylau geiriau, cyfrif pennau, cwestiynau uniongyrchol a nodiadur – byddwch yn greadigol!

Er enghraifft, mae arolygon o ddemograffeg yn eithaf diflas, ond yn angenrheidiol os bu i chi addo i’ch cyllidwr y byddech yn ennyn diddordeb mwy o ferched naw oed yn hanes y rheilffyrdd. Felly gallech ddefnyddio arolwg monitro amrywiaeth, neu gallech roi cynnig ar ffyrdd mwy creadigol o gael gwybod – cownteri mewn jariau jam, sticeri ar graff mawr, ac ati. Gyda grwpiau – gofynnwch i arweinydd y grŵp am ddata ystadegol dienw.

Os byddwch yn cynnal diwrnod agored i deuluoedd yn yr awyr agored yn y gaeaf, peidiwch â rhoi holiadur iddynt ond trowch y cwestiynau yn gêm – gofynnwch i’r plant redeg i bwyntiau ar gwmpawd i ateb cwestiynau syml, e.e. “rhedwch i’r dde os ydych chi wedi dysgu rhywbeth newydd heddiw” – cyfrifwch neu tynnwch lun o’r dystiolaeth!

4. Holwch ynghylch y pwnc

Os ydych yn gweithio gyda grwpiau, neu gyda phlant neu oedolion bregus a allai gael anhawster wrth fynegi eu hymatebion personol i’ch cwestiynau, holwch arweinwyr y grwpiau, y rhieni neu’r gofalwyr ynglŷn ag effaith y prosiect.

Hefyd, os bwriad eich prosiect yw cael effaith ehangach ar ei gymuned, siaradwch â’r rhanddeiliaid lleol yn rheolaidd yn ystod cyfnod y prosiect (mae’n bosibl eu bod eisoes yn rhan o’ch pwyllgor llywio neu grŵp cynghori) i gofnodi eu sylwadau ar eich gwaith.

5. Cofiwch gydymffurfio â chyfraith diogelu data

Bydd rhai o’ch cwestiynau yn ennyn ymatebion personol iawn. Cofiwch wirio eich bod yn casglu, yn storio ac yn defnyddio’r wybodaeth gan roi ystyriaeth briodol i gyfraith diogelu data. (Noder: O fis Mai 2018, hon yw’r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data.)

Yr agwedd bwysicaf oll yw sicrhau bod pobl yn parhau’n ddienw fel nad oes modd eu hadnabod trwy eu hymatebion. Peidiwch â gofyn am enwau ar arolygon oni bydd yn gwbl angenrheidiol (ni ddylid bod eu hangen) ac, os byddwch yn gofyn amdanynt, byddwch yn gwbl eglur ynglŷn â sut bydd eu gwybodaeth bersonol yn cael ei defnyddio a phwy fydd yn ei rheoli. Sicrhewch eich bod yn cadw gwybodaeth bersonol yn ddiogel.

Gweler canllaw Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar ddiogelu data.

6. Cofiwch ysgrifennu popeth!

Bydd yr holl wybodaeth hon yn dda i ddim heb dreulio ychydig o amser yn ei chasglu ac yn ei rhoi ar bapur. Os byddwch yn cynnal y gwerthusiad yn fewnol, anogwch y tîm i rannu cyfrifoldeb am wahanol adrannau – cymysgwch ef i gael ychydig o amrywiaeth trwy ofyn i’r tîm casglu edrych ar ddata’r digwyddiadau neu i’r tîm dysgu edrych ar y gwaith adeiladu ac ati.

Nid oes rhaid i’r adroddiad fod yn un hir nac yn sych. Defnyddiwch luniau a phwyntiau bwled a thynnwch sylw at y prif bwyntiau – ond, os bydd y sefyllfa’n mynnu hynny, peidiwch â bod ofn esbonio’n fanwl unrhyw ddarnau aneglur o’r prosiect os byddant yn debygol o roi mewnwelediad defnyddiol.

7. Rhannwch y canlyniadau

Rhan hanfodol o gyflawni’r prosiect yw’r adolygiad – sut aeth y prosiect, beth wnaethom ni ei ddysgu, beth ydyn ni’n meddwl y gallwn ni ei wneud nesaf? Rhannwch ganlyniadau’r gwerthusiad â’r holl dîm – ydyn nhw’n cyfateb i’n profiadau? Sut gallwn ni ddefnyddio’r hyn a ddysgwyd a newid i ddatblygu ein hunain ymhellach?

Rhannwch ef â phartneriaid a’r cyllidwyr – bydd yr wybodaeth a gawsoch drwy’r profiad yn eich helpu i greu ffyrdd newydd o weithio a chyfrannu at geisiadau am gyllid a gwaith gyda phartneriaethau yn y dyfodol.

Yn y diwedd, cofiwch nad therapi yw gwerthuso, ond mae’n ffordd dda iawn o gipio’r hyn rydych wedi’i gyflawni a chadw’r meddwl cadarnhaol ar gyfer cyfnodau anodd pan fydd gwir angen cymhelliant!