1. Cyfathrebwch eich negeseuon allweddol

Rhannwch eich gwybodaeth, eich dyheadau a’ch angerdd dros y prosiect â’r tîm cynllunio fel bod modd iddynt drosglwyddo’r brwdfrydedd hwn i eraill pan fyddant allan yn cyfarfod â phobl ac yn ceisio creu partneriaethau cyflawni posib. Hefyd, cyfathrebwch unrhyw anghytuno, agweddau negyddol neu agweddau dadleuol a allai godi yn ystod ymgynghoriadau. Gwell un gair ymlaen na dau yn ôl. Bydd eich ymgynghorwyr yn cyfathrebu i gannoedd o bobl ar eich rhan; sicrhewch fod negeseuon allweddol eich sefydliad yn cael eu deall.

2. Gwnewch eich gwaith cartref

Byddwch, wrth gwrs, yn cymryd cyngor gan ymgynghorydd eich cynllun gweithgaredd, ond mae’n werth darllen canllawiau Cronfa Dreftadaeth y Loteri ar gynllunio gweithgareddau hefyd fel eich bod yn deall sut y cânt eu datblygu a’r hyn mae Cronfa Dreftadaeth y Loteri yn edrych amdano. Gofynnwch i’ch ymgynghorwyr weithio i amserlen i’ch caniatáu i ddarllen a deall eich cynllun gweithgaredd ar ei wahanol gamau drafftio, a chyn unrhyw gyfarfod â Chronfa Dreftadaeth y Loteri, fel eich bod yn cyflwyno llais ar y cyd.

3. Cyfranogwch!

Mae’n debygol y byddwch yn cyflogi ymgynghorydd i arwain eich gwaith ymgysylltu â’r gymuned, ond sicrhewch fod eich wynebau a’ch lleisiau’n amlwg hefyd. Mae angen datblygu cysylltiadau rhwng eich sefydliad a grwpiau lleol, cymunedau a phartneriaid cyflawni; gadewch i’ch ymgynghorydd wneud y cyfan drosoch chi a chaiff y cysylltiadau eu datblygu gyda nhw. Pan fydd yr ymgynghorydd yn symud ymlaen ar ôl cyflwyno’r adroddiadau, bydd perygl i’ch sefydliad orfod dod i adnabod eich cefnogwyr lleol o’r dechrau. Cyfranogwch o’r cychwyn cyntaf a cheisiwch neilltuo amser i gymryd rhan.

Mae grwpiau ffocws yn fwy effeithiol pan fydd aelod o’ch sefydliad yn bresennol sy’n gallu ateb unrhyw gwestiynau a phryderon a allai godi yn ystod cyfarfodydd y grwpiau ffocws. Bydd eich ymgynghorwyr yn ceisio deall y prosiect gymaint â phosibl, ond chi sy’n adnabod eich sefydliad a’ch prosiect orau.

Cymeradwywch unrhyw arolygon a gaiff eu dosbarthu a sicrhewch eich bod yn hapus â’r cwestiynau rydych yn eu holi i bobl. Mae arolygon yn ffordd wych o godi proffil eich prosiect a rhoi gwybod i bobl amdano, ond byddant hefyd yn cynrychioli eich sefydliad – ydych chi wedi cynnwys eich negeseuon allweddol?

4. Gofynnwch i’ch ymgynghorydd arwain drwy esiampl

Anogwch eich tîm ymgynghori i gynnal rhai gweithgareddau ymarferol i arbrofi gydag ambell gynulleidfa darged. Dyma ffordd wych o sicrhau bod yr ymgysylltu’n ystyrlon a bod pobl yn cyfranogi’n fwy, gan gyfrannu at benderfyniadau ynglŷn â threftadaeth. Hefyd, mae’n ffordd wych o gael cyngor ar ymgysylltu â’r gymuned a threfnu digwyddiadau ar gyfer eich sefydliad os ydych chi’n grŵp newydd a heb gyfranogi yn y math hwn o weithgaredd o’r blaen.

5. Cadwch mewn cysylltiad, datblygwch fomentwm, cadwch eich cefnogwyr

Meddyliwch y tu hwnt i’r cam datblygu i lwyddo yn eich cais am gyllid. Sicrhewch fod gennych fanylion partneriaid y prosiect a’r bobl sydd wedi ymgysylltu trwy gydol y prosiect ac sydd wedi mynegi diddordeb i gael eu cadw’n gyfoes. Gallwch ddisgwyl aros am amser maith rhwng yr ymgynghoriad gwreiddiol a datganiad i’r wasg y penderfyniad ar grant. Sicrhewch fod gennych fodd o gadw mewn cysylltiad â phobl: yn gyntaf trwy ddiolch iddynt am gymryd rhan ac am gyfrannu at y broses; yn ail, pan fydd y cais yn mynd at Gronfa Dreftadaeth y Loteri. Yna, beth am anfon newyddion ynglŷn â digwyddiadau, y prosiect a’r sefydliad bob cwpl o fisoedd i barhau â’r berthynas? Pan gaiff newyddion llwyddiant (neu fethiant ambell waith) cais y grant ei gyhoeddi, sicrhewch mai nhw fydd ymysg y cyntaf i gael gwybod. Defnyddiwch blatfform fel MailChimp gyda’i system gronfa ddata ei hun y gall pobl danysgrifio iddi neu ddad-danysgrifio ohoni.

6. Rhannwch yr hyn sy’n digwydd 

Gofynnwch i’ch ymgynghorydd anfon unrhyw luniau y maent yn eu tynnu ac i gyfrannu at eich pyst ar y cyfryngau cymdeithasol. Bydd cofnodi a rhannu’r broses o ddatblygu’r cynllun gweithgaredd wrth iddi fynd rhagddi yn creu ffordd ddefnyddiol i unrhyw staff neu ymddiriedolwyr a fydd yn ymuno’n ddiweddarach gyfeirio yn ôl a chadw’n gyfoes; mae hi hefyd yn ffordd wych o rannu eich cynnydd â’ch cyllidwyr a magu hyder yng ngallu eich sefydliad i gyflawni.

7. Cynlluniwch gyda’ch gilydd fel sefydliad

Yn olaf, mae’n bwysig fod eich corff llywodraethu yn neilltuo amser i feddwl am y dyfodol a’ch gallu i gyflawni. Gallai cynllun gweithgaredd sydd â thargedau rhifol mawr fod yn ddeniadol i gyllidwyr a bydd yn helpu i sicrhau cyllid i’ch prosiect, ond bydd angen ei gyflawni hefyd unwaith y daw’r cyllid. Ydy’r targedau’n ymddangos yn rhesymol, yn gyraeddadwy ac yn rheoladwy ar sail eich gwybodaeth am y maes, y prosiect a gallu eich sefydliad?

Os byddwch chi’n cynnal atyniad i ymwelwyr ar ôl cwblhau, a fydd gennych ddigon o adnoddau i gyrraedd targedau ymgysylltu eich cynllun gweithgaredd YN OGYSTAL Â gweithredu’r atyniad bob dydd i gyrraedd targedau creu incwm? Neilltuwch amser i weithio gyda’ch ymgynghorwyr ac ystyriwch yr holl wahanol sefyllfaoedd ar lefel y bwrdd, gan gynnwys sut olwg fydd cynllunio ar gyfer olyniaeth o fewn eich prosiect.

Mae’n debygol y byddwch yn penodi staff ychwanegol i gyflawni’r cynllun gweithgaredd unwaith i’r cyllid gael ei gadarnhau, ond a fydd modd i’ch corff llywodraethu neu staff craidd ei oruchwylio, cynnal gwaith monitro yn erbyn targedau, ysgrifennu adroddiadau a thynnu hawliadau am grantiau i lawr?

Bydd llawer i’w wneud i sicrhau bod eich cynllun gweithgaredd nid yn unig yn cael ei gyflawni, ond yn cael ei gyflawni’n dda. Mae’n ddefnyddiol gweithio yn ôl ac ystyried adroddiad gwerthuso terfynol y prosiect Cronfa Dreftadaeth y Loteri, hyd yn oed ar y cam cynllunio hwn! Er enghraifft, pwy yn eich sefydliad fydd yn gwirio bod tystiolaeth am yr effaith (y bydd ei hangen arnoch ar gyfer eich adroddiad gwerthuso allanol ac i sicrhau 10% olaf eich taliad grant) yn cael ei chasglu’n gyson ac yn rheolaidd gan eich tîm cyflawni trwy gydol y broses? Mae’n werth cael trafodaeth amdano. Bydd cyflawni rhaglen o weithgareddau treftadaeth yn brofiad gwerth chweil a braf i’ch sefydliad ac i’ch cyfranogwyr, ond bydd angen i rywun gadw llygad ar bopeth drwy’r amser.

Defnyddiwch eich proses o ddatblygu’r cynllun gweithgaredd i sicrhau’r canlyniad gorau i’ch prosiect ac i’r bobl rydych yn ymgysylltu â nhw, a’r un mor bwysig, y canlyniad gorau i’ch sefydliad.