1. Recriwtio gyda disgrifiad rôl

Cyn i chi ddechrau recriwtio gwirfoddolwyr, bydd angen i chi fod wedi meddwl am yr hyn rydych eisiau i’ch gwirfoddolwyr ei wneud, pa sgiliau rydych yn chwilio amdanyn nhw (neu’n fodlon cynnig hyfforddiant er mwyn eu datblygu), a pha fath o ymrwymiad sy’n ddisgwyliedig gan eich gwirfoddolwyr mewn rolau gwahanol.

Mae ysgrifennu disgrifiad rôl yn lle da i ddechrau. Mae’r rhain yn amlinellu’r tasgau sydd angen eu cyflawni, yr amserlenni, a pha fath o unigolyn y byddai’r rôl hon yn addas ar ei gyfer. Gallwch osod eich disgwyliadau o’ch gwirfoddolwyr hefyd, a’r hyn y dylen nhw ei ddisgwyl o’ch sefydliad.

Gwnaeth Ymddiriedolaeth Cadwraeth Birmingham ddatblygu disgrifiadau rôl ar gyfer pob rôl roeddent yn ei chynnig yn Newman Brothers Coffin Fittings Factory, o deithiau tywys a chynorthwywyr digwyddiad, i ofalwr a gwniadwr llieiniau amdo! Gweler rhai enghreifftiau isod:

Disgrifiad Rôl Cymorth Gweinyddol – Rhaglen Wirfoddoli

Disgrifiad Rôl Ffotograffydd Cofnodi’r Adeilad

Disgrifiad Rôl Cynorthwyydd Digwyddiadau yn Coffin Fitting Works

Disgrifiad Rôl Swyddog Cymorth Dysgu

Disgrifiad Rôl Hanesydd Llafar

Disgrifiad Rôl Tywysydd Teithiau yn Coffin Fitting Works

Mae Knowhow Nonprofit yn darparu awgrymiadau ar lunio disgrifiadau rôl da:

Sut i ysgrifennu disgrifiad rôl sy’n denu mwy o geisiadau

2. Defnyddio disgrifiad rôl fel offeryn

Mae cael disgrifiad rôl yn ddefnyddiol ar eich cyfer chi a’r gwirfoddolwr. Os yw’r rôl yn fwy na’r amser y mae’r gwirfoddolwr yn gallu ei gynnig, yna efallai y byddai’n well peidio neilltuo’r rôl hon iddo ef, hyd yn oed os yw’n gallu ei chyflawni’n wych.

Yn ogystal, os yw gwirfoddolwr yn teimlo’n ansicr ynghylch y rôl a gynigir, neu ddim wir eisiau ymgymryd â hi – hyd yn oed os oes gwir angen mynd i’r afael â hi – ceisiwch ddod o hyd i rôl arall y bydd yn teimlo’n fwy cyfforddus â hi.

Gall y disgrifiad rôl hefyd fod yn offeryn defnyddiol ar gyfer goruchwylio gwirfoddolwr a monitro perfformiad.

3. Disgrifiadau rôl vs. defnyddio brwdfrydedd

Mae eich rolau gwirfoddoli wedi’u creu i gwblhau’r tasgau sydd angen eu cyflawni, ond mae hefyd yn beth da bod yn hyblyg yn eich proses recriwtio er mwyn osgoi colli pobl dalentog ac ymroddgar a allai fod eisiau dod â’u sgiliau i’ch prosiect treftadaeth a sefydliad. Dysgwch fwy am eich gwirfoddolwr newydd – pa sgiliau, angerdd, a dyheadau sydd ganddyn nhw? Archwiliwch a oes ffyrdd o weithio gyda’ch gilydd sy’n fuddiol i’r naill a’r llall ac ychwanegu gwerth at yr hyn rydych yn ei wneud yn barod. Efallai y bydd rolau yn y dyfodol y bydden nhw’n berffaith ar eu cyfer.

Defnyddiwch y disgrifiad rôl fel offeryn ar gyfer recriwtio a rheoli, ond mae’n beth da peidio â gadael iddo gyfyngu ar y posibiliadau ar gyfer unigolyn.

4. Cofrestru gwirfoddolwyr

Mae’n ddefnyddiol gofyn i bobl lenwi ffurflen gofrestru gwirfoddolwyr pan maent naill ai’n gwneud cais am rôl wirfoddoli gyda chi, neu cyn iddyn nhw ddechrau. Gallwch fynd drwy hyn gyda’ch gilydd pan fyddwch yn eu gwahodd am gyfweliad neu sgwrs anffurfiol ynglŷn â’r cyfleoedd a fydd gennych o bosibl, a ph’un a ydynt yn addas.

Defnyddiwch ffurflen cyfle cyfartal i gasglu data demograffig fel eich bod yn gallu monitro pwy yw eich gwirfoddolwyr. Gofynnwch gwestiynau fel sut y gwnaethon nhw glywed am eich cyfleoedd gwirfoddoli, a’r hyn a wnaeth eu hysgogi i gysylltu â’ch sefydliad. Gofynnwch iddyn nhw lofnodi rhai datganiadau’n dweud eu bod yn fodlon i chi storio eu manylion a’u hychwanegu at gronfa ddata, a’ch bod yn gallu defnyddio lluniau ohonyn nhw ar y cyfryngau cymdeithasol.

Mae casglu data ymlaen llaw yn beth da ar gyfer dadansoddi’n hwyrach, a bydd gan gyllidwyr ddiddordeb mewn gweld pwy rydych wedi’u cynnwys yn eich prosiectau. Fel enghraifft, dyma ddolen at  Ffurflen Cofrestru Gwirfoddolwyr  Ymddiriedolaeth Cadwraeth Birmingham, sydd â gallu monitro cyfle cyfartal wedi’i gynnwys ynddi (sampl – dylai eich ffurflenni fod yn bwrpasol i’ch sefydliadau eich hunain).

Ar gyfer cyfleoedd gwirfoddoli untro, efallai na fydd angen cymaint o wybodaeth arnoch, ond, ar y lleiaf, gofynnwch am rif cyswllt argyfwng fel rhan o’ch gweithdrefnau iechyd a diogelwch.

5. Cadw gwirfoddolwyr

Nid yw gwirfoddolwyr yn llafur am ddim. Mae gwirfoddolwyr yn fuddsoddiad ac, yn aml, mae sefydliadau’n tanbrisio faint o amser sydd ynghlwm wrth recriwtio, hyfforddi, cefnogi a grymuso eu tîm. Bydd gwirfoddolwyr yn aml yn aros yn hirach ac yn gweithio’n galed i’ch sefydliadau os oes aelod o staff neu gydlynydd gwirfoddolwyr sydd yn eu hystyried fel pobl ac yn rhoi sylw i’w hanghenion. Rhywfaint o awgrymiadau:

• Cynigwch gyfleoedd gwahanol i drio pethau newydd
• Cyfleoedd hyfforddi
• Mae rhai gwirfoddolwyr yn hoffi cysondeb. Os ydyn nhw wedi ymrwymo i brynhawn dydd Mawrth BOB wythnos, ceisiwch gadw eu slot ar y rota!
• Dewch o hyd i amser i sgwrsio a gwneud iddyn nhw deimlo’u bod yn cael eu gwerthfawrogi
• Cydnabyddwch a gwobrwyo (gweler isod)
• Mae gwirfoddolwyr yn hoffi teimlo eu bod yn cael eu goruchwylio ac yn gwneud swydd dda; maent hefyd yn hoffi gwybod sut gallan nhw fynd at rywun i roi adborth neu godi materion – byddwch ar gael iddynt ac ymateb i unrhyw broblemau
• Dylid cynnwys gwirfoddolwyr wrth wneud penderfyniadau a thrafod unrhyw syniadau sy’n cael eu hawgrymu ganddynt. Efallai na fydd pob un yn ymarferol, ond ni ddylid eu hanwybyddu.

Rhagor o ganllawiau:

Knowhow Nonprofit – Cefnogi gwirfoddolwyr

6. Recriwtio gwirfoddolwyr ifancach

Pan wnaethom lansio ein rhaglen wirfoddoli yn Ymddiriedolaeth Cadwraeth Birmingham gyntaf, roedd y rhan fwyaf o’n gwirfoddolwyr o dan 30 oed – mewn gwirionedd, roedd yn rhaid i ni dargedu pobl a oedd wedi ymddeol pan agorwyd yr amgueddfa i sicrhau y gallem lenwi’r rota! Mae llawer o hyn yn ymwneud â’r ffaith fod gennym brosiect cadwraeth cŵl a gwahanol a wnaeth ddenu’r rheiny a oedd yn awyddus i wybod mwy, ond roedd gennym rolau hefyd a ddenodd bobl ifanc. Rhywfaint o awgrymiadau o’n profiad:

• Cynigiwch rolau gwirfoddoli a fyddai’n apelio at bobl ifanc o bosibl: e.e. blogwyr, ffotograffwyr, cyfranwyr at y cyfryngau cymdeithasol
• Cynigiwch gyfleoedd i fyfyrwyr ddysgu sgiliau sy’n berthnasol i’w gyrfaoedd yn y dyfodol, fel cynorthwywyr cadwraeth a dogfennaeth
• Cynigiwch eich sefydliad fel lle ar gyfer lleoliadau gwaith ac i gynnal modiwl astudio ‘byw’ i ymgysylltu â myfyrwyr – bydd llawer ohonyn nhw’n parhau fel gwirfoddolwyr rheolaidd er mwyn rhoi hwb pellach i’w CV
• Defnyddiwch y cyfryngau cymdeithasol i siarad am wirfoddoli a chreu ymdeimlad o frwdfrydedd – bydd pobl yn awyddus i wybod am yr hwyl y mae pawb yn ei chael fel gwirfoddolwr ar Twitter!

Mae Back to Backs yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yn Birmingham yn rhedeg rhaglen hyfforddi tywysyddion teithiau ifanc dros yr haf sy’n boblogaidd iawn.

7. Cydnabod a gwobrwyo gwirfoddolwyr

Meddyliwch ynglŷn ag a ydych chi eisiau strwythur i gydnabod (ac, yn ei hanfod, gwobrwyo) eich gwirfoddolwyr am eu cyfraniad i’ch sefydliad a phrosiectau.

Mae gwirfoddolwyr yn gweithio heb dâl, ond maent hefyd yn ei wneud am eu rhesymau eu hunain: i roi hwb i’w CV, cwrdd â phobl a ffrindiau newydd, rhoi amser i rywbeth maent yn teimlo’n angerddol amdano. Mae cydnabod y cyfraniadau y mae pobl yn eu gwneud a diolch iddyn nhw yn rhywbeth sy’n bwysig i sefydliadau ei wneud yn rheolaidd – a pheidiwch ag anghofio, mae hyn yn cynnwys diolch eich ymddiriedolwyr hefyd!

Ni fydd pobl yn aros mewn rhywle lle nad ydynt yn teimlo croeso na’u bod yn cael eu gwerthfawrogi; gall cyflwyno ffyrdd o gyfleu gwerthfawrogiad eich sefydliad helpu i gadw gwirfoddolwyr hefyd, wrth greu amgylchedd cadarnhaol a hapus.

Mae rhai sefydliadau’n cyflwyno cynlluniau cymhelliant ar gyfer gwirfoddoli. Er enghraifft, mae’r prosiect Stirchley Baths, a ariennir gan Gronfa Dreftadaeth y Loteri yn Birmingham, yn gwobrwyo bathodynnau nofio am 50 a 100 awr, bag nofio pan mae gwirfoddolwyr yn cyrraedd 200 awr, a thywel am 400 awr. Mae gwirfoddolwyr Ymddiriedolaeth Cadwraeth Birmingham yn cael bathodynnau metel, o efydd (100 awr), arian (200 awr), aur (400 awr) a phlatinwm (800 awr), fel ffordd o ddiolch i wirfoddolwyr.

Rhai awgrymiadau ychwanegol gan Knowhow Nonprofit ar sut i ddweud diolch i wirfoddolwyr.

Ffyrdd o ddangos eich bod yn gwerthfawrogi’ch gwirfoddolwyr:

• Dweud diolch! Ar ôl digwyddiad, mae’n beth da anfon e-bost, yn ogystal â dweud diolch ar lafar ar y diwrnod
• Cysylltu â nhw os nad ydych wedi eu gweld ers tro drwy alwad ffôn gyflym neu e-bost
• Sicrhau bod gennych gyflenwad o de, coffi a bisgedi ar gael. Os oes unrhyw rai o’ch gwirfoddolwyr yn bwyta bwyd sy’n rhydd o glwten neu ag anoddefiad i lactos, gallech gynnig rhywbeth arall iddynt
• Cardiau pen-blwydd a Nadolig
• Sôn amdanynt yng nghylchlythyr y sefydliad
• Dod o hyd i amser i enwebu eich gwirfoddolwyr am wobrau gwirfoddoli rhanbarthol neu genedlaethol
• Digwyddiadau cymdeithasol i wirfoddolwyr – teithiau i leoedd treftadaeth eraill o bosibl – ac mae cwisiau tafarn bob amser yn llwyddiant!
• Parti Nadolig / barbeciw yn yr haf
• Lluniau a diolchiadau ar y cyfryngau cymdeithasol – sicrhewch eich bod yn sôn am bawb ar ryw adeg os oes modd.